Ich habe hier die wichtigsten Punkte eines Beitrags der IHK Darmstadt zur E-Rechung zusammengefasst:

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist zukünftig eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format sowie andere nicht nach der genannten Norm strukturierte Formate wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung.

Unter den Begriff der “sonstigen Rechnung” fallen zukünftig Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format (PDF, JPG, etc.) übermittelt werden.

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) E-Rechnungen (B2B) stellen. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.

Ab wann gilt die Verpflichtung?

Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen. Diese Übergangsregelungen sehen derzeit wie folgt aus:

Aber: Der Empfang der E-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten! Inländische unternehmerisch tätige Rechnungsempfänger müssen bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, nach den neuen Vorgaben elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten sicherstellen, dass zum Jahreswechsel 2024 / 2025 zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann. Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungsstellung.

Ausnahmen

Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) können weiterhin als “sonstige Rechnungen" im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise. Ebenfalls ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach Paragraf 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind.

Lösungen

 Aus: Chip

Wer eine professionelle Lösung für die Rechnungsverwaltung einsetzt, wird dort in vielen Fällen schon eine Möglichkeit finden, E-Rechnungen zu nutzen. Falls nicht, sollte man den Hersteller kontaktieren und gezielt danach fragen.

Freiberufler, Selbständige und kleine Unternehmen sind bei Rechnungen aber oft noch mit Word und Excel unterwegs. Sie brauchen ein Tool, das E-Rechungen verarbeiten kann. WISO MeinBüro Rechnungen ist eine kostenlose Lösung, wenn nur wenige Rechnungen im Monat anfallen. Mit dieser Web-App können auch E-Rechnungen empfangen / lesbar aufbereitet werden (Anmerkung: Diese Lösung ist nicht von mir getestet worden).

Wie geht meine Firma roc-k-IT mit E-Rechnungen um?

Ich setze WISO Mein Büro für die Rechnungserstellung ein. Diese Software kann seit einigen Wochen auch E-Rechnungen erstellen und empfangen. Ich fühle mich also - erst einmal - gewappnet.

Stand: 2024-12-07